Darf ein Arbeitgeber das erweiterte Führungszeugnis eines Mitarbeiters kopieren oder weitergeben?

Frage:

Darf ein Arbeitgeber das erweiterte Führungszeugnis eines Mitarbeiters kopieren oder weitergeben?

Das erweiterte Führungszeugnis enthält sensible Informationen und unterliegt besonderen Datenschutzbestimmungen. Arbeitgeber sind oft unsicher, wie sie mit diesen Dokumenten umgehen dürfen. Dieser Helpdesk-Eintrag klärt die rechtlichen Rahmenbedingungen und gibt praktische Hinweise zur Handhabung von erweiterten Führungszeugnissen.

1. Einsehen, aber nicht kopieren:

Arbeitgeber dürfen das erweiterte Führungszeugnis einsehen, um die Eignung eines Mitarbeiters für eine bestimmte Position zu prüfen. Das Kopieren des Führungszeugnisses ist jedoch nicht erlaubt. Dies dient dem Schutz der sensiblen Daten und verhindert Missbrauch.

2. Keine Weitergabe an Dritte:

Das Führungszeugnis darf nicht an Dritte weitergegeben werden. Dies schließt auch Behörden wie das Kultusministerium ein, es sei denn, es gibt eine spezifische gesetzliche Grundlage, die dies explizit erlaubt. Die Weitergabe des Originals oder von Kopien wäre ein Verstoß gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen.

3. Datenschutzrechtliche Bestimmungen:

Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) müssen personenbezogene Daten, insbesondere sensible Daten wie Vorstrafen, besonders geschützt werden. Das erweiterte Führungszeugnis fällt unter diese Kategorie und unterliegt daher strengen Schutzmaßnahmen.

4. Zweckbindung:

Die Einsichtnahme in das Führungszeugnis muss einem festgelegten, legitimen Zweck dienen, z.B. der Prüfung der Eignung eines Mitarbeiters für eine bestimmte Position. Eine Weitergabe oder Kopie des Dokuments wäre mit diesem Zweck nicht zu vereinbaren und daher unzulässig.

5. Dokumentation:

Arbeitgeber können dokumentieren, dass sie das Führungszeugnis eingesehen haben und dass keine relevanten Einträge vorhanden sind. Diese Dokumentation sollte jedoch keine Kopie des Führungszeugnisses enthalten, sondern lediglich eine Bestätigung der Einsichtnahme.

6. Vertraulichkeit:

Nach der Einsichtnahme muss das Führungszeugnis dem Mitarbeiter zurückgegeben werden, um die Vertraulichkeit der Informationen zu wahren. Arbeitgeber sind verpflichtet, sicherzustellen, dass keine unbefugten Personen Zugang zu diesen Informationen erhalten.

Rechtliche Grundlagen:

• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Artikel 5 (Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten)
• Bundesdatenschutzgesetz (BDSG): Ergänzende Bestimmungen zur DSGVO
• Bundeszentralregistergesetz (BZRG): § 30 (Verwendung des Führungszeugnisses), § 43 (Vertraulichkeit)
  Durch die Einhaltung dieser Richtlinien stellen Sie sicher, dass die sensiblen Daten Ihrer Mitarbeiter angemessen geschützt werden und Sie den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Bei weiteren Fragen oder Unsicherheiten stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Aktualisiert am: 24/06/2025