Aufbewahrung von Schülerunterlagen in der Grundschule
Grundschulen sind tatsächlich nicht verpflichtet, Schülerunterlagen langfristig aufzubewahren, da sie keine Abschlusszeugnisse oder vergleichbare Nachweise ausstellen, die für spätere Bildungs- oder Berufswege relevant sind. Die Regelung in der Bayerischen Schulordnung (BaySchO) besagt, dass die letzte besuchte Schule die Verantwortung für die Archivierung trägt.
Wie lange müssen Schülerunterlagen aufbewahrt werden?
Die Aussage, dass die Unterlagen bereits nach einem Jahr vernichtet werden müssen, ist zumindest in dieser Absolutheit nicht direkt in der BaySchO zu finden. Allerdings gibt es allgemeine Grundsätze für die Aufbewahrung:
Zeugnisse und Gutachten: In der Regel keine langfristige Archivierungspflicht in Grundschulen. Diese Dokumente werden an die weiterführende Schule weitergegeben.
Einwilligungen (z. B. für Fotos, Veröffentlichungen etc.): Solange die Einwilligung gilt, sollte sie aufbewahrt werden.
Nach Widerruf oder Ausscheiden des Schülers stellt sich die Frage, ob ein Nachweis über die ursprünglich erteilte Einwilligung weiterhin erforderlich ist.
Eine sinnvolle Frist kann sich aus der regelmäßigen Verjährungsfrist nach dem BGB (§ 195 BGB, drei Jahre) ergeben, falls es später Streitigkeiten gibt.
Bei digitalen Unterlagen gilt dasselbe: Sie sollten nach Ablauf der Frist gelöscht werden, sofern kein berechtigtes Interesse an der weiteren Speicherung besteht.
Empfohlene Vorgehensweise:
Schülerunterlagen, die nicht mehr benötigt werden, nach einem Jahr oder spätestens nach Ende des Schuljahres vernichten (falls nicht bereits an die weiterführende Schule übergeben).
Einwilligungen für Fotos & Co. nach maximal drei Jahren löschen, falls keine Nutzung oder Nachweispflicht mehr besteht.
Wie lange müssen Schülerunterlagen aufbewahrt werden?
Die Aussage, dass die Unterlagen bereits nach einem Jahr vernichtet werden müssen, ist zumindest in dieser Absolutheit nicht direkt in der BaySchO zu finden. Allerdings gibt es allgemeine Grundsätze für die Aufbewahrung:
Zeugnisse und Gutachten: In der Regel keine langfristige Archivierungspflicht in Grundschulen. Diese Dokumente werden an die weiterführende Schule weitergegeben.
Einwilligungen (z. B. für Fotos, Veröffentlichungen etc.): Solange die Einwilligung gilt, sollte sie aufbewahrt werden.
Nach Widerruf oder Ausscheiden des Schülers stellt sich die Frage, ob ein Nachweis über die ursprünglich erteilte Einwilligung weiterhin erforderlich ist.
Eine sinnvolle Frist kann sich aus der regelmäßigen Verjährungsfrist nach dem BGB (§ 195 BGB, drei Jahre) ergeben, falls es später Streitigkeiten gibt.
Bei digitalen Unterlagen gilt dasselbe: Sie sollten nach Ablauf der Frist gelöscht werden, sofern kein berechtigtes Interesse an der weiteren Speicherung besteht.
Empfohlene Vorgehensweise:
Schülerunterlagen, die nicht mehr benötigt werden, nach einem Jahr oder spätestens nach Ende des Schuljahres vernichten (falls nicht bereits an die weiterführende Schule übergeben).
Einwilligungen für Fotos & Co. nach maximal drei Jahren löschen, falls keine Nutzung oder Nachweispflicht mehr besteht.
Aktualisiert am: 25/02/2025
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