Versand des Dienstplans per Messenger
Der Versand des Dienstplans per Messenger (z. B. WhatsApp, Signal oder Telegram) stellt eine Übermittlung personenbezogener Daten dar und unterliegt daher den Vorgaben der DSGVO. Die enthaltenen Informationen (Mitarbeitername, Qualifikation und Arbeitszeit) sind personenbezogene Daten gemäß Art. 4 Nr. 1 DSGVO.
Ist eine Übermittlung mit Zustimmung der Betroffenen zulässig?
Ja, eine Übermittlung kann unter bestimmten Voraussetzungen mit einer freiwilligen, informierten und dokumentierten Einwilligung der betroffenen Mitarbeitenden (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) zulässig sein. Allerdings muss sichergestellt werden, dass die Einwilligung tatsächlich freiwillig erfolgt und nicht unter Druck oder Gruppenzwang gegeben wird.
Da die Verarbeitung von Beschäftigtendaten im Rahmen des Arbeitsverhältnisses erfolgt, ist zudem § 26 Abs. 2 BDSG zu beachten, der eine Einwilligung im Beschäftigungsverhältnis nur dann als wirksam ansieht, wenn sie auf einer freien Entscheidung beruht.
Anforderungen an die Einwilligung
Die Einwilligung muss die Mitarbeitenden klar über folgende Punkte informieren:
Welche Daten übermittelt werden (Name, Qualifikation, Arbeitszeiten)
Über welches Medium die Übermittlung erfolgt (z. B. WhatsApp, Signal)
Wer Zugriff auf diese Daten hat (Teilnehmer der Chatgruppe)
Welche Risiken bestehen (z. B. mögliche Sicherheitslücken des Messengers)
Dass die Einwilligung freiwillig ist und jederzeit widerrufen werden kann
Muster für eine Einwilligungserklärung
Einwilligungserklärung zur Übermittlung des Dienstplans per Messenger
Ich, [Name], willige hiermit gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 26 Abs. 2 BDSG ein, dass meine Arbeitgeberin/mein Arbeitgeber [Name der Einrichtung] meinen Namen, meine Qualifikation und meine Arbeitszeiten in Form eines PDF-Dienstplans über den Messenger-Dienst [z. B. Signal] innerhalb einer geschlossenen Mitarbeiterchatgruppe an mich und meine Kolleginnen/Kollegen übermittelt.
Ich wurde darüber informiert, dass:_
* die Nutzung von [Messenger-Dienst] Datenschutzrisiken birgt, insbesondere weil [z. B. WhatsApp] die Daten über Server außerhalb der EU überträgt.
* die Einwilligung freiwillig ist und ich sie jederzeit ohne Angabe von Gründen für die Zukunft widerrufen kann. In diesem Fall erhalte ich den Dienstplan auf einem alternativen, sicheren Weg.
* die Chatgruppe nur für Mitarbeitende zugänglich ist, aber der Schutz der Daten von der jeweiligen Plattform abhängt.
Diese Einwilligung ist freiwillig. Mir entstehen keine Nachteile, falls ich nicht zustimme.
Ort, Datum
Unterschrift
Weitere Datenschutzmaßnahmen
Alternativer Zugriff sicherstellen: Mitarbeitende, die nicht zustimmen, müssen den Dienstplan auf andere Weise (z. B. per passwortgeschütztem Download) erhalten.
Datensparsamkeit beachten: Falls möglich, könnten persönliche Daten im Messenger-Dienstplan reduziert werden (z. B. Kürzel statt Namen).
Sicheren Messenger wählen: Dienste wie Signal oder Threema bieten mehr Datenschutz als WhatsApp.
Zugriffsrechte beschränken: Nur berechtigte Personen sollten in der Gruppe sein, und es sollte klar geregelt sein, dass der Dienstplan nicht an Dritte weitergeleitet werden darf.
Fazit
Ein Versand des Dienstplans per Messenger ist mit einer wirksamen Einwilligung der Mitarbeitenden möglich. Allerdings sind Datenschutzrisiken vorhanden, die durch die Wahl eines sichereren Messengers und ergänzende Schutzmaßnahmen minimiert werden sollten. Alternativ könnte man überlegen, ob der Dienstplan z. B. über eine geschützte Mitarbeiterplattform bereitgestellt wird.
Ist eine Übermittlung mit Zustimmung der Betroffenen zulässig?
Ja, eine Übermittlung kann unter bestimmten Voraussetzungen mit einer freiwilligen, informierten und dokumentierten Einwilligung der betroffenen Mitarbeitenden (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) zulässig sein. Allerdings muss sichergestellt werden, dass die Einwilligung tatsächlich freiwillig erfolgt und nicht unter Druck oder Gruppenzwang gegeben wird.
Da die Verarbeitung von Beschäftigtendaten im Rahmen des Arbeitsverhältnisses erfolgt, ist zudem § 26 Abs. 2 BDSG zu beachten, der eine Einwilligung im Beschäftigungsverhältnis nur dann als wirksam ansieht, wenn sie auf einer freien Entscheidung beruht.
Anforderungen an die Einwilligung
Die Einwilligung muss die Mitarbeitenden klar über folgende Punkte informieren:
Welche Daten übermittelt werden (Name, Qualifikation, Arbeitszeiten)
Über welches Medium die Übermittlung erfolgt (z. B. WhatsApp, Signal)
Wer Zugriff auf diese Daten hat (Teilnehmer der Chatgruppe)
Welche Risiken bestehen (z. B. mögliche Sicherheitslücken des Messengers)
Dass die Einwilligung freiwillig ist und jederzeit widerrufen werden kann
Muster für eine Einwilligungserklärung
Einwilligungserklärung zur Übermittlung des Dienstplans per Messenger
Ich, [Name], willige hiermit gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 26 Abs. 2 BDSG ein, dass meine Arbeitgeberin/mein Arbeitgeber [Name der Einrichtung] meinen Namen, meine Qualifikation und meine Arbeitszeiten in Form eines PDF-Dienstplans über den Messenger-Dienst [z. B. Signal] innerhalb einer geschlossenen Mitarbeiterchatgruppe an mich und meine Kolleginnen/Kollegen übermittelt.
Ich wurde darüber informiert, dass:_
* die Nutzung von [Messenger-Dienst] Datenschutzrisiken birgt, insbesondere weil [z. B. WhatsApp] die Daten über Server außerhalb der EU überträgt.
* die Einwilligung freiwillig ist und ich sie jederzeit ohne Angabe von Gründen für die Zukunft widerrufen kann. In diesem Fall erhalte ich den Dienstplan auf einem alternativen, sicheren Weg.
* die Chatgruppe nur für Mitarbeitende zugänglich ist, aber der Schutz der Daten von der jeweiligen Plattform abhängt.
Diese Einwilligung ist freiwillig. Mir entstehen keine Nachteile, falls ich nicht zustimme.
Ort, Datum
Unterschrift
Weitere Datenschutzmaßnahmen
Alternativer Zugriff sicherstellen: Mitarbeitende, die nicht zustimmen, müssen den Dienstplan auf andere Weise (z. B. per passwortgeschütztem Download) erhalten.
Datensparsamkeit beachten: Falls möglich, könnten persönliche Daten im Messenger-Dienstplan reduziert werden (z. B. Kürzel statt Namen).
Sicheren Messenger wählen: Dienste wie Signal oder Threema bieten mehr Datenschutz als WhatsApp.
Zugriffsrechte beschränken: Nur berechtigte Personen sollten in der Gruppe sein, und es sollte klar geregelt sein, dass der Dienstplan nicht an Dritte weitergeleitet werden darf.
Fazit
Ein Versand des Dienstplans per Messenger ist mit einer wirksamen Einwilligung der Mitarbeitenden möglich. Allerdings sind Datenschutzrisiken vorhanden, die durch die Wahl eines sichereren Messengers und ergänzende Schutzmaßnahmen minimiert werden sollten. Alternativ könnte man überlegen, ob der Dienstplan z. B. über eine geschützte Mitarbeiterplattform bereitgestellt wird.
Aktualisiert am: 20/02/2025
Danke!