Verpflichtungserklärung zum Datenschutz – Warum und wie?
Helpdesk: Verpflichtungserklärung zum Datenschutz – Warum und wie?
📌 Warum müssen Mitarbeitende auf den Datenschutz verpflichtet werden?
Unternehmen sind verpflichtet, sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, die Datenschutzregeln einhalten. Dies ergibt sich aus:
✅ Art. 29 DSGVO: Mitarbeitende dürfen Daten nur auf Weisung des Verantwortlichen verarbeiten.
✅ Art. 32 Abs. 4 DSGVO: Der Arbeitgeber muss Maßnahmen treffen, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende Datenschutz und Datensicherheit gewährleisten.
💡 Kurz gesagt: Ein Unternehmen kann Datenschutz nur einhalten, wenn sich auch alle Mitarbeitenden daran halten.
📌 Wozu verpflichten sich Mitarbeitende?
Mitarbeitende verpflichten sich dazu, die Datenschutzvorgaben des Unternehmens einzuhalten. Dabei sollten folgende Punkte geklärt werden:
🔹 Rechte & Pflichten: Klare Erläuterung, welche Datenschutzvorgaben bestehen.
🔹 Beispiele aus dem Unternehmen: Konkrete Datenschutzfälle aus dem Arbeitsalltag.
🔹 Trennung von Infos & Verpflichtung: Oft sinnvoll, ein Merkblatt mit Erläuterungen beizulegen.
📌 Warum ist eine Unterschrift erforderlich?
Die Verpflichtungserklärung selbst muss nicht unterschrieben werden – es reicht, wenn sie dem Mitarbeitenden zugeht. Aber:
✅ Die Unterschrift dient als Nachweis, dass der Mitarbeitende die Erklärung erhalten hat.
✅ Mitarbeitende müssen nicht „zustimmen“, da es sich nicht um eine vertragliche Vereinbarung handelt.
✅ Alternative Nachweise möglich: Teilnahme an einer Schulung (Anwesenheitsliste), Erklärung im Beisein eines Zeugen.
📌 Was tun, wenn Mitarbeitende die Unterschrift verweigern?
1️⃣ Aufklärung: Erklären, dass es sich um eine gesetzlich vorgeschriebene Maßnahme handelt.
2️⃣ Gespräch mit dem Datenschutzbeauftragten: Oft hilft eine neutrale, fachliche Erklärung.
3️⃣ Alternative Nachweise nutzen: Anwesenheitsliste oder Zeugenvermerk.
🚨 Letzter Schritt: Arbeitsrechtliche Konsequenzen
🔹 Mitarbeitende, die die Unterschrift verweigern, können nicht in Bereichen mit personenbezogenen Daten arbeiten.
🔹 Falls eine Versetzung nicht möglich ist, kann eine Abmahnung oder sogar eine Kündigung drohen.
🔹 Datenschutzverstöße oder fehlende Verpflichtung können für das Unternehmen Bußgelder bedeuten.
💡 Tipp: Durch klare Kommunikation und Transparenz lassen sich Konflikte vermeiden!
📌 Warum müssen Mitarbeitende auf den Datenschutz verpflichtet werden?
Unternehmen sind verpflichtet, sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, die Datenschutzregeln einhalten. Dies ergibt sich aus:
✅ Art. 29 DSGVO: Mitarbeitende dürfen Daten nur auf Weisung des Verantwortlichen verarbeiten.
✅ Art. 32 Abs. 4 DSGVO: Der Arbeitgeber muss Maßnahmen treffen, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende Datenschutz und Datensicherheit gewährleisten.
💡 Kurz gesagt: Ein Unternehmen kann Datenschutz nur einhalten, wenn sich auch alle Mitarbeitenden daran halten.
📌 Wozu verpflichten sich Mitarbeitende?
Mitarbeitende verpflichten sich dazu, die Datenschutzvorgaben des Unternehmens einzuhalten. Dabei sollten folgende Punkte geklärt werden:
🔹 Rechte & Pflichten: Klare Erläuterung, welche Datenschutzvorgaben bestehen.
🔹 Beispiele aus dem Unternehmen: Konkrete Datenschutzfälle aus dem Arbeitsalltag.
🔹 Trennung von Infos & Verpflichtung: Oft sinnvoll, ein Merkblatt mit Erläuterungen beizulegen.
📌 Warum ist eine Unterschrift erforderlich?
Die Verpflichtungserklärung selbst muss nicht unterschrieben werden – es reicht, wenn sie dem Mitarbeitenden zugeht. Aber:
✅ Die Unterschrift dient als Nachweis, dass der Mitarbeitende die Erklärung erhalten hat.
✅ Mitarbeitende müssen nicht „zustimmen“, da es sich nicht um eine vertragliche Vereinbarung handelt.
✅ Alternative Nachweise möglich: Teilnahme an einer Schulung (Anwesenheitsliste), Erklärung im Beisein eines Zeugen.
📌 Was tun, wenn Mitarbeitende die Unterschrift verweigern?
1️⃣ Aufklärung: Erklären, dass es sich um eine gesetzlich vorgeschriebene Maßnahme handelt.
2️⃣ Gespräch mit dem Datenschutzbeauftragten: Oft hilft eine neutrale, fachliche Erklärung.
3️⃣ Alternative Nachweise nutzen: Anwesenheitsliste oder Zeugenvermerk.
🚨 Letzter Schritt: Arbeitsrechtliche Konsequenzen
🔹 Mitarbeitende, die die Unterschrift verweigern, können nicht in Bereichen mit personenbezogenen Daten arbeiten.
🔹 Falls eine Versetzung nicht möglich ist, kann eine Abmahnung oder sogar eine Kündigung drohen.
🔹 Datenschutzverstöße oder fehlende Verpflichtung können für das Unternehmen Bußgelder bedeuten.
💡 Tipp: Durch klare Kommunikation und Transparenz lassen sich Konflikte vermeiden!
Aktualisiert am: 23/02/2025
Danke!