Verpflichtungserklärung zum Datenschutz – Warum und wie?

Helpdesk: Verpflichtungserklärung zum Datenschutz – Warum und wie?

📌 Warum müssen Mitarbeitende auf den Datenschutz verpflichtet werden?

Unternehmen sind verpflichtet, sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, die Datenschutzregeln einhalten. Dies ergibt sich aus:

✅ Art. 29 DSGVO: Mitarbeitende dürfen Daten nur auf Weisung des Verantwortlichen verarbeiten.

✅ Art. 32 Abs. 4 DSGVO: Der Arbeitgeber muss Maßnahmen treffen, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende Datenschutz und Datensicherheit gewährleisten.

💡 Kurz gesagt: Ein Unternehmen kann Datenschutz nur einhalten, wenn sich auch alle Mitarbeitenden daran halten.

📌 Wozu verpflichten sich Mitarbeitende?

Mitarbeitende verpflichten sich dazu, die Datenschutzvorgaben des Unternehmens einzuhalten. Dabei sollten folgende Punkte geklärt werden:

🔹 Rechte & Pflichten: Klare Erläuterung, welche Datenschutzvorgaben bestehen.

🔹 Beispiele aus dem Unternehmen: Konkrete Datenschutzfälle aus dem Arbeitsalltag.

🔹 Trennung von Infos & Verpflichtung: Oft sinnvoll, ein Merkblatt mit Erläuterungen beizulegen.

📌 Warum ist eine Unterschrift erforderlich?

Die Verpflichtungserklärung selbst muss nicht unterschrieben werden – es reicht, wenn sie dem Mitarbeitenden zugeht. Aber:

✅ Die Unterschrift dient als Nachweis, dass der Mitarbeitende die Erklärung erhalten hat.

✅ Mitarbeitende müssen nicht „zustimmen“, da es sich nicht um eine vertragliche Vereinbarung handelt.

✅ Alternative Nachweise möglich: Teilnahme an einer Schulung (Anwesenheitsliste), Erklärung im Beisein eines Zeugen.

📌 Was tun, wenn Mitarbeitende die Unterschrift verweigern?

1️⃣ Aufklärung: Erklären, dass es sich um eine gesetzlich vorgeschriebene Maßnahme handelt.

2️⃣ Gespräch mit dem Datenschutzbeauftragten: Oft hilft eine neutrale, fachliche Erklärung.

3️⃣ Alternative Nachweise nutzen: Anwesenheitsliste oder Zeugenvermerk.

🚨 Letzter Schritt: Arbeitsrechtliche Konsequenzen

🔹 Mitarbeitende, die die Unterschrift verweigern, können nicht in Bereichen mit personenbezogenen Daten arbeiten.

🔹 Falls eine Versetzung nicht möglich ist, kann eine Abmahnung oder sogar eine Kündigung drohen.

🔹 Datenschutzverstöße oder fehlende Verpflichtung können für das Unternehmen Bußgelder bedeuten.

💡 Tipp: Durch klare Kommunikation und Transparenz lassen sich Konflikte vermeiden!

Aktualisiert am: 23/02/2025