Dürfen Vorgesetzte auf die Telefonnummer, Adresse und das Geburtsdatum ihrer Mitarbeiter zugreifen?
Die Frage, ob Vorgesetzte personenbezogene Daten wie Telefonnummern, Adressen oder Geburtsdaten ihrer Mitarbeitenden im Dienstplanprogramm einsehen dürfen, hängt von den Grundsätzen der DSGVO ab – insbesondere vom Prinzip der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) und dem “Need-to-know”-Prinzip.
Dürfen Vorgesetzte diese Daten sehen?
Ja, aber nur, wenn die Einsichtnahme für die Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist.
• Telefonnummer: Wenn ein Vorgesetzter kurzfristig Ersatz für ausgefallenes Personal organisieren muss, kann das Einsehen der Telefonnummer gerechtfertigt sein. In diesem Fall liegt ein berechtigtes Interesse vor (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder es kann durch die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) gedeckt sein.
• Adresse: In der Regel nicht erforderlich, es sei denn, es gibt dienstliche Gründe (z. B. im Notfall).
• Geburtsdatum: Für die Dienstplanung meist nicht erforderlich. Falls es für spezielle organisatorische Zwecke nötig ist (z. B. besondere Arbeitsregelungen für Minderjährige oder Renteneintritt), müsste das genau geprüft werden.
Lösungsvorschlag:
Datenschutzfreundliche Voreinstellungen: Falls das Programm eine Rechteverwaltung hat, sollte geprüft werden, dass nur notwendige Daten für die Einrichtungsleitung sichtbar sind (z. B. Telefonnummer, aber nicht Adresse oder Geburtsdatum).
Betriebsvereinbarung oder Datenschutzrichtlinie: Klärung im Unternehmen, welche Daten für welche Rollen zugänglich sein sollen.
Transparenz für Mitarbeitende: Die Mitarbeitenden sollten informiert werden, wer welche Daten einsehen kann und warum.
Fazit: Die Einsichtnahme sollte sich auf das beschränken, was für die Arbeitsorganisation notwendig ist. Telefonnummern könnten unter diese Regel fallen, Adressen oder Geburtsdaten eher nicht.
Dürfen Vorgesetzte diese Daten sehen?
Ja, aber nur, wenn die Einsichtnahme für die Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist.
• Telefonnummer: Wenn ein Vorgesetzter kurzfristig Ersatz für ausgefallenes Personal organisieren muss, kann das Einsehen der Telefonnummer gerechtfertigt sein. In diesem Fall liegt ein berechtigtes Interesse vor (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder es kann durch die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) gedeckt sein.
• Adresse: In der Regel nicht erforderlich, es sei denn, es gibt dienstliche Gründe (z. B. im Notfall).
• Geburtsdatum: Für die Dienstplanung meist nicht erforderlich. Falls es für spezielle organisatorische Zwecke nötig ist (z. B. besondere Arbeitsregelungen für Minderjährige oder Renteneintritt), müsste das genau geprüft werden.
Lösungsvorschlag:
Datenschutzfreundliche Voreinstellungen: Falls das Programm eine Rechteverwaltung hat, sollte geprüft werden, dass nur notwendige Daten für die Einrichtungsleitung sichtbar sind (z. B. Telefonnummer, aber nicht Adresse oder Geburtsdatum).
Betriebsvereinbarung oder Datenschutzrichtlinie: Klärung im Unternehmen, welche Daten für welche Rollen zugänglich sein sollen.
Transparenz für Mitarbeitende: Die Mitarbeitenden sollten informiert werden, wer welche Daten einsehen kann und warum.
Fazit: Die Einsichtnahme sollte sich auf das beschränken, was für die Arbeitsorganisation notwendig ist. Telefonnummern könnten unter diese Regel fallen, Adressen oder Geburtsdaten eher nicht.
Aktualisiert am: 19/02/2025
Danke!