Datenschutzrechtliche Regelungen im Homeoffice
Im Homeoffice gibt es spezielle datenschutzrechtliche Anforderungen, die zu beachten sind. Hier sind die wichtigsten Punkte:
Arbeitsumgebung: Die Arbeitsplatzumgebung zu Hause soll so ausgestaltet sein, dass die Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der Daten wie im Büro sichergestellt ist. Dazu gehören Maßnahmen wie die Wahl eines geeigneten Arbeitsplatzes, die Einhaltung einer Clean-Desk-Policy, die Verwendung von Sichtschutzfolien und die sichere Aufbewahrung von Papierdokumenten.
Genutzte Hardware: Es wird die Bereitstellung von dienstlichen Geräten empfohlen. Privatgeräte sollten nur in Ausnahmefällen eingesetzt werden. Dienstliche Geräte werden gestellt und dürfen nicht für private Zwecke genutzt werden.
Umgang mit Papierdokumenten: Papierunterlagen werden in geeigneten Mappen mit nach Hause genommen und fachgerecht entsorgt. Es wird darauf hingewiesen, dass Papierunterlagen beim Transport nicht erhöhten Risikosituationen ausgesetzt werden sollen.
Nutzung von Videokonferenzsystemen: Bei der Auswahl von Videokonferenzlösungen müssen bestimmte Anforderungen beachtet werden, wie z.B. die Abschließung eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung, die Verwendung einer Transportverschlüsselung und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Zugangsschutz zu Konferenzräumen und die Deaktivierung von Aufzeichnungen und biometrischen Features.
Sicherheit: Das eigene Homeoffice gilt als virtuelles Büro. Durch die Anbindung an das Internet erhöhen sich dabei die Sicherheitsrisiken enorm. Technische Lösungen helfen, diese Risiken zu minimieren, wie z.B. die Anbindung an das Firmennetz mit verschlüsselten VPN-Verbindungen, der Einsatz von Verfahren zur Zwei-Faktor-Authentifizierung und die Speicherung von Daten auf über die VPN-Verbindung erreichbare Netzlaufwerke im Unternehmen.
Nutzung von Cloud-Diensten: Im Homeoffice setzt die Zusammenarbeit im Team häufig geeignete Softwarewerkzeuge, sog. Collaboration Tools, voraus. Diese können unter bestimmten Voraussetzungen eingesetzt werden, wie z.B. die Abschließung eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung, die Verwendung einer Transportverschlüsselung und Ruheverschlüsselung, die Wirksame Löschung von Daten und die Prüffähigkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen.
Nutzung von Messenger-Diensten: Neben E-Mails werden zunehmend auch Messenger-Systeme für die Unternehmenskommunikation eingesetzt. Die verwendeten Dienste müssen für einen aus Datenschutzsicht beanstandungsfreien Einsatz bestimmte Anforderungen erfüllen, wie z.B. die Kommunikation der Inhalte erfolgt Transport- und Ende-zu-Ende verschlüsselt und keine Verwendung oder Weitergabe der Verkehrsdaten an den Anbieter für Zwecke wie Werbung oder Profiling.
Allgemeine organisatorische Regelungen: Die Anbindung von Mitarbeitern im Zu-Hause-Modus muss durchdacht und sicher ausgestaltet werden. Neben technischen Lösungen helfen organisatorische Regelungen, um Einfallstore für tiefgreifende Cyberangriffe zu verhindern, wie z.B. der Überblick über die Mitarbeiter im Homeoffice, die Schulung/Informationen für Mitarbeiter über die Homeoffice-Regelungen und die schriftliche Verpflichtung der Mitarbeiter, dass diese sich an die Regelungen halten.
Kontakt:
Wenn Sie weitere Fragen haben oder Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an uns. Wir werden Ihnen gerne helfen.
Arbeitsumgebung: Die Arbeitsplatzumgebung zu Hause soll so ausgestaltet sein, dass die Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der Daten wie im Büro sichergestellt ist. Dazu gehören Maßnahmen wie die Wahl eines geeigneten Arbeitsplatzes, die Einhaltung einer Clean-Desk-Policy, die Verwendung von Sichtschutzfolien und die sichere Aufbewahrung von Papierdokumenten.
Genutzte Hardware: Es wird die Bereitstellung von dienstlichen Geräten empfohlen. Privatgeräte sollten nur in Ausnahmefällen eingesetzt werden. Dienstliche Geräte werden gestellt und dürfen nicht für private Zwecke genutzt werden.
Umgang mit Papierdokumenten: Papierunterlagen werden in geeigneten Mappen mit nach Hause genommen und fachgerecht entsorgt. Es wird darauf hingewiesen, dass Papierunterlagen beim Transport nicht erhöhten Risikosituationen ausgesetzt werden sollen.
Nutzung von Videokonferenzsystemen: Bei der Auswahl von Videokonferenzlösungen müssen bestimmte Anforderungen beachtet werden, wie z.B. die Abschließung eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung, die Verwendung einer Transportverschlüsselung und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Zugangsschutz zu Konferenzräumen und die Deaktivierung von Aufzeichnungen und biometrischen Features.
Sicherheit: Das eigene Homeoffice gilt als virtuelles Büro. Durch die Anbindung an das Internet erhöhen sich dabei die Sicherheitsrisiken enorm. Technische Lösungen helfen, diese Risiken zu minimieren, wie z.B. die Anbindung an das Firmennetz mit verschlüsselten VPN-Verbindungen, der Einsatz von Verfahren zur Zwei-Faktor-Authentifizierung und die Speicherung von Daten auf über die VPN-Verbindung erreichbare Netzlaufwerke im Unternehmen.
Nutzung von Cloud-Diensten: Im Homeoffice setzt die Zusammenarbeit im Team häufig geeignete Softwarewerkzeuge, sog. Collaboration Tools, voraus. Diese können unter bestimmten Voraussetzungen eingesetzt werden, wie z.B. die Abschließung eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung, die Verwendung einer Transportverschlüsselung und Ruheverschlüsselung, die Wirksame Löschung von Daten und die Prüffähigkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen.
Nutzung von Messenger-Diensten: Neben E-Mails werden zunehmend auch Messenger-Systeme für die Unternehmenskommunikation eingesetzt. Die verwendeten Dienste müssen für einen aus Datenschutzsicht beanstandungsfreien Einsatz bestimmte Anforderungen erfüllen, wie z.B. die Kommunikation der Inhalte erfolgt Transport- und Ende-zu-Ende verschlüsselt und keine Verwendung oder Weitergabe der Verkehrsdaten an den Anbieter für Zwecke wie Werbung oder Profiling.
Allgemeine organisatorische Regelungen: Die Anbindung von Mitarbeitern im Zu-Hause-Modus muss durchdacht und sicher ausgestaltet werden. Neben technischen Lösungen helfen organisatorische Regelungen, um Einfallstore für tiefgreifende Cyberangriffe zu verhindern, wie z.B. der Überblick über die Mitarbeiter im Homeoffice, die Schulung/Informationen für Mitarbeiter über die Homeoffice-Regelungen und die schriftliche Verpflichtung der Mitarbeiter, dass diese sich an die Regelungen halten.
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Aktualisiert am: 25/02/2025
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