Datenschutz im Dokumentenmanagement-System (DMS): Anforderungen & Best Practices

Datenschutz im Dokumentenmanagement-System (DMS): Anforderungen & Best Practices

1. Warum ist Datenschutz im DMS wichtig?

Unternehmen müssen bei der digitalen Verwaltung von Dokumenten zahlreiche Datenschutzvorgaben erfüllen. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) verarbeitet oft personenbezogene Daten (z. B. Personalakten, Verträge), sodass die Anforderungen der DSGVO beachtet werden müssen.

❗ Herausforderung: Nicht jedes DMS unterstützt automatisch Datenschutz & Sicherheit – Unternehmen müssen selbst Maßnahmen ergreifen.

2. Wichtige Datenschutz-Anforderungen an ein DMS

a) Datenschutzfreundliche Auswahl & Konzeption

✅ Datenschutzbeauftragte (DSB) frühzeitig einbinden – bereits bei der Auswahl oder Entwicklung eines DMS.

✅ Cloud-DMS? → Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO vertraglich regeln.

✅ Datenminimierung & Speicherbegrenzung sicherstellen (z. B. automatische Löschfristen).

b) Technische & organisatorische Maßnahmen (TOM) im DMS

🔹 Vertraulichkeit: Verschlüsselung der Daten (bei Speicherung & Übertragung).

🔹 Zugriffs- & Rollenmanagement: Berechtigungen klar definieren (Zero-Trust-Prinzip).

🔹 Starke Passwörter & 2-Faktor-Authentifizierung (besonders für Administratoren).

🔹 Protokollierung & Auditierung: Wer hat wann welche Änderungen vorgenommen?

🔹 Datenverfügbarkeit & Ausfallsicherheit: Schutz vor Datenverlust und Systemausfällen.

🔹 Beschränkung von Suchfunktionen: Metadaten & Volltext-Recherchen auf das Notwendige reduzieren.

3. Schutzbedarf & Löschkonzept im DMS

Ein DMS braucht klare Regeln zur Speicherung & Löschung:

📌 Welche Dokumente dürfen gespeichert werden? → Datenschutzprüfung pro Dokumentenart.

📌 Wie lange dürfen sie gespeichert werden? → Gesetzliche Aufbewahrungsfristen berücksichtigen.

📌 Welche Schutzmaßnahmen sind erforderlich? → Z. B. Verschlüsselung & elektronische Signaturen für Vertraulichkeit & Integrität.

📌 DMS-Zugriff aus dem Homeoffice? → Daten müssen auch auf mobilen Geräten sicher bleiben.

4. Protokollierung & Metadaten: Was ist erlaubt?

DMS speichern automatisch Metadaten, die Rückschlüsse auf das Benutzerverhalten zulassen:

📌 Erstellungs-, Änderungs- & Öffnungsdatum

📌 Letzter Bearbeiter & Druckhistorie

📌 Bearbeitungszeit & Versionshistorie

💡 Achtung: Diese Protokolle dürfen nicht zur heimlichen Leistungs- oder Verhaltenskontrolle von Mitarbeitenden genutzt werden!

5. Fazit: DMS sicher & DSGVO-konform nutzen

🔹 Datenschutz schon bei der DMS-Auswahl & -Einführung mitdenken.

🔹 Berechtigungskonzepte & Verschlüsselung als technische Basis.

🔹 Löschfristen & Speicherbegrenzung strikt umsetzen.

🔹 Keine heimliche Überwachung durch Metadaten!

💡 Tipp: Unternehmen sollten regelmäßig überprüfen, ob ihr DMS den aktuellen Datenschutzanforderungen entspricht – und Anpassungen vornehmen, falls nötig! 🚀

Aktualisiert am: 25/02/2025