Datenschutz und gesetzliche Anforderungen bei E-Rechnungen

Kategorie: E-Rechnung & Datenschutz

Überschrift: Datenschutz und gesetzliche Anforderungen bei E-Rechnungen

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Was ist eine E-Rechnung und warum wird sie Pflicht?

Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) wird in Deutschland und der EU immer wichtiger. Sie bietet Unternehmen viele Vorteile, erfordert aber auch die Einhaltung steuerlicher und datenschutzrechtlicher Vorgaben.

Ab dem 1. Januar 2025 besteht für Unternehmen im B2B-Bereich die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen. Dies erfordert technische Anpassungen und eine datenschutzkonforme Verarbeitung.

Welche Pflichtangaben muss eine E-Rechnung enthalten?

Eine E-Rechnung muss folgende Informationen enthalten:

✅ Name und Adresse des Rechnungsstellers

✅ Name und Adresse des Empfängers

✅ Rechnungsdatum

✅ Rechnungsnummer (einmalig und fortlaufend)

✅ Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen

✅ Preis und ggf. Mehrwertsteuer

✅ Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID

Datenschutzanforderungen bei der E-Rechnung

E-Rechnungen enthalten häufig personenbezogene Daten (z. B. Name, Anschrift, Kontodaten) und unterliegen damit der DSGVO. Unternehmen müssen Maßnahmen ergreifen, um diese Daten zu schützen:

🔒 Sichere Übertragung: Verschlüsselung bei der Übermittlung, z. B. per Peppol oder EDI

🛡 Datenintegrität: Gewährleistung, dass Rechnungsdaten nicht unbemerkt verändert werden können

🔑 Zugriffskontrolle: Nur autorisierte Personen dürfen auf die Rechnungen zugreifen

📂 Gesetzeskonforme Archivierung: Mindestens 10 Jahre sichere Speicherung gemäß steuerlicher Vorgaben

Warum benötigen E-Rechnungen eine Signatur?

Eine digitale Signatur stellt sicher, dass die Rechnung vom angegebenen Absender stammt und nicht verändert wurde. Sie bietet:

✔ Authentizität: Der Absender ist verifiziert

✔ Integrität: Die Rechnung wurde nicht nachträglich geändert

✔ Vertrauenswürdigkeit: Verhinderung von Betrug und Fälschung

E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung

Auch Behörden setzen zunehmend auf die E-Rechnung und nutzen standardisierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD. Vorteile sind:

📉 Kosteneinsparungen durch weniger Papier- und Druckkosten

⚡ Automatisierte Verarbeitung und schnellere Bearbeitung

🌱 Umweltschutz durch digitale Prozesse

Übermittlungswege für E-Rechnungen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine E-Rechnung zu versenden:

📧 E-Mail: Rechnungen als PDF oder XML-Anhang

🌐 Web-Portale: Upload in spezielle Rechnungsplattformen

🔗 Peppol-Netzwerk: Sicherer und standardisierter Austausch innerhalb der EU

🔄 API-Schnittstellen: Direkte Übertragung zwischen Buchhaltungssystemen

📡 EDI (Electronic Data Interchange): Automatisierter Datenaustausch zwischen Unternehmen

Steuerliche Anforderungen: Vorsteuerabzug und Archivierung

Für den Vorsteuerabzug muss eine E-Rechnung bestimmte Kriterien erfüllen, darunter:

✅ Vollständige Rechnungsdaten gemäß Umsatzsteuergesetz

✅ Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit

✅ Fälschungssichere Speicherung für 10 Jahre

Besonderheiten bei internationalen E-Rechnungen

🌍 Länderspezifische Vorgaben: Jedes Land hat eigene Anforderungen an E-Rechnungen (z. B. Italien: FatturaPA, Deutschland: XRechnung).

💶 Währungsangaben: Klärung mit Kunden, ob in Euro oder Landeswährung abgerechnet wird.

📝 Steuerliche Regeln: Bei grenzüberschreitenden Rechnungen kann das Reverse-Charge-Verfahren gelten.

Fazit

Die E-Rechnung bietet viele Vorteile, aber Unternehmen müssen sich auf die neuen gesetzlichen und datenschutzrechtlichen Vorgaben vorbereiten. Besonders wichtig sind:

✔ Sichere Übertragung und Speicherung

✔ DSGVO- und steuerkonforme Verarbeitung

✔ Technische Integration in bestehende Systeme

📌 Unternehmen sollten jetzt handeln, um die Umstellung bis 2025 erfolgreich zu bewältigen!

Aktualisiert am: 25/02/2025