Datenschutz bei Krankmeldungen – Was ist erlaubt?

Kategorie: Datenschutz & Arbeitsrecht

Überschrift: Datenschutz bei Krankmeldungen – Was ist erlaubt?

Helpdesk-Eintrag:

Welche Daten darf der Arbeitgeber bei einer Krankmeldung erheben?

📌 Arbeitgeber haben ein berechtigtes Interesse an der Erfassung von Fehlzeiten nach § 32 Abs. 1 S. 1 BDSG.

📌 Nach § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) müssen Beschäftigte die Arbeitsunfähigkeit unverzüglich melden und ab dem 3. Krankheitstag eine ärztliche Bescheinigung vorlegen (sofern im Arbeitsvertrag nichts anderes geregelt ist).

📌 Welche Daten der Arbeitgeber erfahren darf:

✅ Meldung der Arbeitsunfähigkeit & voraussichtliche Dauer

✅ Ärztliches Attest (ohne Diagnosen!)

🚫 Nicht zulässig:

❌ Diagnose oder konkrete Krankheitsursache

❌ Weitergabe der Gesundheitsdaten an unbefugte Dritte

Dürfen Kolleg:innen über die Erkrankung informiert werden?

Da Gesundheitsdaten unter die besonderen personenbezogenen Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO fallen, gelten strenge Datenschutzvorgaben:

🔹 Eine Mitteilung über den Krankheitsgrund ist unzulässig.

🔹 Zulässig ist nur die Information über die Abwesenheit – ohne Hinweis auf den Gesundheitszustand.

🚫 Beispiele für unzulässige Aussagen:

❌ „Herr X ist wegen einer Grippe krank.“

❌ „Frau Y fällt wegen eines Bandscheibenvorfalls aus.“

✅ Zulässige Formulierung:

✔ „Herr X ist diese Woche nicht im Dienst. Die Vertretung übernimmt Frau Y.“

👤 Ausnahme: Die betroffene Person hat ausdrücklich eingewilligt, dass Kolleg:innen über die Erkrankung informiert werden.

Wie lange dürfen Krankmeldungen gespeichert werden?

📂 Aufbewahrungspflicht: Krankmeldungen müssen sicher verwahrt und nach Ablauf der gesetzlichen Fristen gelöscht werden.

📆 Löschfristen:

• Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen: spätestens mit Ablauf der arbeitsrechtlichen Aufbewahrungsfristen (i. d. R. 3–6 Jahre)

• Dokumentation von Fehlzeiten: bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses (z. B. für Urlaubsansprüche oder Lohnabrechnungen relevant)

Fazit: Sensibler Umgang mit Krankmeldungen ist Pflicht

✔ Arbeitgeber dürfen nur die Arbeitsunfähigkeit und deren Dauer erfragen – nicht den Grund.

✔ Die Weitergabe an Kolleg:innen ist nur ohne Gesundheitsangaben zulässig.

✔ Gesundheitsdaten unterliegen strengen Datenschutzbestimmungen – eine falsche Verarbeitung kann DSGVO-Verstöße und Bußgelder nach sich ziehen.

📌 Empfehlung: Unternehmen sollten klare Richtlinien zum Umgang mit Krankmeldungen festlegen und ihre Mitarbeitenden entsprechend schulen. 🚀

Aktualisiert am: 25/02/2025