Datenschutz bei Krankmeldungen – Was ist erlaubt?
Kategorie: Datenschutz & Arbeitsrecht
Überschrift: Datenschutz bei Krankmeldungen – Was ist erlaubt?
Helpdesk-Eintrag:
Welche Daten darf der Arbeitgeber bei einer Krankmeldung erheben?
📌 Arbeitgeber haben ein berechtigtes Interesse an der Erfassung von Fehlzeiten nach § 32 Abs. 1 S. 1 BDSG.
📌 Nach § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) müssen Beschäftigte die Arbeitsunfähigkeit unverzüglich melden und ab dem 3. Krankheitstag eine ärztliche Bescheinigung vorlegen (sofern im Arbeitsvertrag nichts anderes geregelt ist).
📌 Welche Daten der Arbeitgeber erfahren darf:
✅ Meldung der Arbeitsunfähigkeit & voraussichtliche Dauer
✅ Ärztliches Attest (ohne Diagnosen!)
🚫 Nicht zulässig:
❌ Diagnose oder konkrete Krankheitsursache
❌ Weitergabe der Gesundheitsdaten an unbefugte Dritte
Dürfen Kolleg:innen über die Erkrankung informiert werden?
Da Gesundheitsdaten unter die besonderen personenbezogenen Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO fallen, gelten strenge Datenschutzvorgaben:
🔹 Eine Mitteilung über den Krankheitsgrund ist unzulässig.
🔹 Zulässig ist nur die Information über die Abwesenheit – ohne Hinweis auf den Gesundheitszustand.
🚫 Beispiele für unzulässige Aussagen:
❌ „Herr X ist wegen einer Grippe krank.“
❌ „Frau Y fällt wegen eines Bandscheibenvorfalls aus.“
✅ Zulässige Formulierung:
✔ „Herr X ist diese Woche nicht im Dienst. Die Vertretung übernimmt Frau Y.“
👤 Ausnahme: Die betroffene Person hat ausdrücklich eingewilligt, dass Kolleg:innen über die Erkrankung informiert werden.
Wie lange dürfen Krankmeldungen gespeichert werden?
📂 Aufbewahrungspflicht: Krankmeldungen müssen sicher verwahrt und nach Ablauf der gesetzlichen Fristen gelöscht werden.
📆 Löschfristen:
• Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen: spätestens mit Ablauf der arbeitsrechtlichen Aufbewahrungsfristen (i. d. R. 3–6 Jahre)
• Dokumentation von Fehlzeiten: bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses (z. B. für Urlaubsansprüche oder Lohnabrechnungen relevant)
Fazit: Sensibler Umgang mit Krankmeldungen ist Pflicht
✔ Arbeitgeber dürfen nur die Arbeitsunfähigkeit und deren Dauer erfragen – nicht den Grund.
✔ Die Weitergabe an Kolleg:innen ist nur ohne Gesundheitsangaben zulässig.
✔ Gesundheitsdaten unterliegen strengen Datenschutzbestimmungen – eine falsche Verarbeitung kann DSGVO-Verstöße und Bußgelder nach sich ziehen.
📌 Empfehlung: Unternehmen sollten klare Richtlinien zum Umgang mit Krankmeldungen festlegen und ihre Mitarbeitenden entsprechend schulen. 🚀
Überschrift: Datenschutz bei Krankmeldungen – Was ist erlaubt?
Helpdesk-Eintrag:
Welche Daten darf der Arbeitgeber bei einer Krankmeldung erheben?
📌 Arbeitgeber haben ein berechtigtes Interesse an der Erfassung von Fehlzeiten nach § 32 Abs. 1 S. 1 BDSG.
📌 Nach § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) müssen Beschäftigte die Arbeitsunfähigkeit unverzüglich melden und ab dem 3. Krankheitstag eine ärztliche Bescheinigung vorlegen (sofern im Arbeitsvertrag nichts anderes geregelt ist).
📌 Welche Daten der Arbeitgeber erfahren darf:
✅ Meldung der Arbeitsunfähigkeit & voraussichtliche Dauer
✅ Ärztliches Attest (ohne Diagnosen!)
🚫 Nicht zulässig:
❌ Diagnose oder konkrete Krankheitsursache
❌ Weitergabe der Gesundheitsdaten an unbefugte Dritte
Dürfen Kolleg:innen über die Erkrankung informiert werden?
Da Gesundheitsdaten unter die besonderen personenbezogenen Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO fallen, gelten strenge Datenschutzvorgaben:
🔹 Eine Mitteilung über den Krankheitsgrund ist unzulässig.
🔹 Zulässig ist nur die Information über die Abwesenheit – ohne Hinweis auf den Gesundheitszustand.
🚫 Beispiele für unzulässige Aussagen:
❌ „Herr X ist wegen einer Grippe krank.“
❌ „Frau Y fällt wegen eines Bandscheibenvorfalls aus.“
✅ Zulässige Formulierung:
✔ „Herr X ist diese Woche nicht im Dienst. Die Vertretung übernimmt Frau Y.“
👤 Ausnahme: Die betroffene Person hat ausdrücklich eingewilligt, dass Kolleg:innen über die Erkrankung informiert werden.
Wie lange dürfen Krankmeldungen gespeichert werden?
📂 Aufbewahrungspflicht: Krankmeldungen müssen sicher verwahrt und nach Ablauf der gesetzlichen Fristen gelöscht werden.
📆 Löschfristen:
• Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen: spätestens mit Ablauf der arbeitsrechtlichen Aufbewahrungsfristen (i. d. R. 3–6 Jahre)
• Dokumentation von Fehlzeiten: bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses (z. B. für Urlaubsansprüche oder Lohnabrechnungen relevant)
Fazit: Sensibler Umgang mit Krankmeldungen ist Pflicht
✔ Arbeitgeber dürfen nur die Arbeitsunfähigkeit und deren Dauer erfragen – nicht den Grund.
✔ Die Weitergabe an Kolleg:innen ist nur ohne Gesundheitsangaben zulässig.
✔ Gesundheitsdaten unterliegen strengen Datenschutzbestimmungen – eine falsche Verarbeitung kann DSGVO-Verstöße und Bußgelder nach sich ziehen.
📌 Empfehlung: Unternehmen sollten klare Richtlinien zum Umgang mit Krankmeldungen festlegen und ihre Mitarbeitenden entsprechend schulen. 🚀
Aktualisiert am: 25/02/2025
Danke!