Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) & Datenschutz
Helpdesk-Eintrag: Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) & Datenschutz
1. Was ist das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM)?
Das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) hilft Beschäftigten mit längeren Arbeitsunfähigkeitszeiten, möglichst frühzeitig wieder in den Betrieb zurückzukehren.
📌 Grundprinzipien des BEM:
✔ Freiwilligkeit – Mitarbeitende können die Teilnahme ablehnen
✔ Transparenz – Klare Kommunikation über Abläufe und Zwecke
✔ Schweigepflicht – Vertrauliche Behandlung aller Informationen
✔ Datenschutz – Strikte Regeln zur Verarbeitung sensibler Gesundheitsdaten
⚠ Wichtig: Beschäftigte müssen keine Diagnosen oder Gesundheitsdaten offenlegen!
2. Datenschutzrechtliche Grundlagen
🔹 Besonders schützenswerte Gesundheitsdaten:
• Art. 9 DSGVO: Gesundheitsdaten unterliegen besonderen Schutzmaßnahmen
• § 46 Nr. 13 BDSG: Gesundheitsdaten sind alle Daten, die sich auf den körperlichen oder geistigen Zustand einer Person beziehen
🔹 Einwilligung ist zwingend erforderlich:
• Die Einladung zum BEM ist eine gesetzliche Pflicht des Arbeitgebers
• Ohne Einwilligung des Mitarbeitenden kann das Verfahren nicht begonnen oder fortgesetzt werden
• Ein Widerruf der Einwilligung bedeutet, dass das Verfahren sofort beendet wird
3. Ablauf des BEM-Verfahrens & Datenschutz
1️⃣ Einladung zum BEM
✅ Arbeitgeber versendet Einladung und informiert über das Verfahren
✅ Pflicht des Arbeitgebers endet mit der Einladung
2️⃣ Zustimmung des Mitarbeitenden
✅ Ja, ich nehme teil:
• Einwilligung erforderlich
• Vertrauliches Gespräch mit dem BEM-Berater
• Falls weitere Personen (z. B. Betriebsrat, Vorgesetzte, Betriebsarzt) beteiligt sind, ist eine separate Einwilligung nötig
✅ Nein, ich lehne ab:
• BEM-Verfahren endet sofort
• BEM-Akte ist umgehend zu löschen
3️⃣ Beteiligung externer Vertrauenspersonen
🔹 Mitarbeitende können eigene Vertrauenspersonen hinzuziehen (z. B. Hausarzt, Familie, Freunde)
🔹 Keine Einwilligung erforderlich, solange keine Daten weitergegeben werden
4. Dokumentation & Aufbewahrung
📂 BEM-Akte vs. Personalakte
🚫 BEM-Akte gehört nicht in die Personalakte
🚫 BEM-Daten dürfen nicht für andere Zwecke (z. B. Kündigung) genutzt werden
📌 Zugriffsrechte auf die BEM-Akte
✔ Nur BEM-Verantwortliche haben Zugriff
✔ Aufbewahrung in einem abgeschlossenen Raum
📌 Löschfristen:
• Sofortige Löschung, wenn das BEM abgelehnt oder widerrufen wird
• Aufbewahrung max. 3 Jahre nach Beendigung des Verfahrens
5. Sicherheit der Verarbeitung & Datenschutzmaßnahmen
🔹 Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs):
✔ Berechtigungskonzept für den Zugriff
✔ Vertrauliche Gespräche in geschützten Räumen
✔ Überwachung durch den Datenschutzbeauftragten
✔ Regelmäßige Datenschutz-Audits
6. Warum werden viele BEM-Verfahren nicht durchgeführt?
⚠ Häufige Bedenken:
• Datenschutzrechtliche Unsicherheiten
• Angst vor Missbrauch sensibler Gesundheitsdaten
📌 Lösungsansätze:
✔ Vertrauen und Transparenz schaffen
✔ Sichere Prozesse gewährleisten
✔ Mitarbeitende über Datenschutz und ihre Rechte aufklären
🔎 Fragen? Wenden Sie sich an den Datenschutzbeauftragten oder die BEM-Verantwortlichen. 🚀
Aktualisiert am: 23/02/2025
Danke!