Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) & Datenschutz

Helpdesk-Eintrag: Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) & Datenschutz

1. Was ist das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM)?

Das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) hilft Beschäftigten mit längeren Arbeitsunfähigkeitszeiten, möglichst frühzeitig wieder in den Betrieb zurückzukehren.

📌 Grundprinzipien des BEM:

✔ Freiwilligkeit – Mitarbeitende können die Teilnahme ablehnen

✔ Transparenz – Klare Kommunikation über Abläufe und Zwecke

✔ Schweigepflicht – Vertrauliche Behandlung aller Informationen

✔ Datenschutz – Strikte Regeln zur Verarbeitung sensibler Gesundheitsdaten

⚠ Wichtig: Beschäftigte müssen keine Diagnosen oder Gesundheitsdaten offenlegen!

2. Datenschutzrechtliche Grundlagen

🔹 Besonders schützenswerte Gesundheitsdaten:

• Art. 9 DSGVO: Gesundheitsdaten unterliegen besonderen Schutzmaßnahmen

• § 46 Nr. 13 BDSG: Gesundheitsdaten sind alle Daten, die sich auf den körperlichen oder geistigen Zustand einer Person beziehen

🔹 Einwilligung ist zwingend erforderlich:

• Die Einladung zum BEM ist eine gesetzliche Pflicht des Arbeitgebers

• Ohne Einwilligung des Mitarbeitenden kann das Verfahren nicht begonnen oder fortgesetzt werden

• Ein Widerruf der Einwilligung bedeutet, dass das Verfahren sofort beendet wird

3. Ablauf des BEM-Verfahrens & Datenschutz

1️⃣ Einladung zum BEM

✅ Arbeitgeber versendet Einladung und informiert über das Verfahren

✅ Pflicht des Arbeitgebers endet mit der Einladung

2️⃣ Zustimmung des Mitarbeitenden

✅ Ja, ich nehme teil:

• Einwilligung erforderlich

• Vertrauliches Gespräch mit dem BEM-Berater

• Falls weitere Personen (z. B. Betriebsrat, Vorgesetzte, Betriebsarzt) beteiligt sind, ist eine separate Einwilligung nötig

✅ Nein, ich lehne ab:

• BEM-Verfahren endet sofort

• BEM-Akte ist umgehend zu löschen

3️⃣ Beteiligung externer Vertrauenspersonen

🔹 Mitarbeitende können eigene Vertrauenspersonen hinzuziehen (z. B. Hausarzt, Familie, Freunde)

🔹 Keine Einwilligung erforderlich, solange keine Daten weitergegeben werden

4. Dokumentation & Aufbewahrung

📂 BEM-Akte vs. Personalakte

🚫 BEM-Akte gehört nicht in die Personalakte

🚫 BEM-Daten dürfen nicht für andere Zwecke (z. B. Kündigung) genutzt werden

📌 Zugriffsrechte auf die BEM-Akte

✔ Nur BEM-Verantwortliche haben Zugriff

✔ Aufbewahrung in einem abgeschlossenen Raum

📌 Löschfristen:

• Sofortige Löschung, wenn das BEM abgelehnt oder widerrufen wird

• Aufbewahrung max. 3 Jahre nach Beendigung des Verfahrens

5. Sicherheit der Verarbeitung & Datenschutzmaßnahmen

🔹 Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs):

✔ Berechtigungskonzept für den Zugriff

✔ Vertrauliche Gespräche in geschützten Räumen

✔ Überwachung durch den Datenschutzbeauftragten

✔ Regelmäßige Datenschutz-Audits

6. Warum werden viele BEM-Verfahren nicht durchgeführt?

⚠ Häufige Bedenken:

• Datenschutzrechtliche Unsicherheiten

• Angst vor Missbrauch sensibler Gesundheitsdaten

📌 Lösungsansätze:

✔ Vertrauen und Transparenz schaffen

✔ Sichere Prozesse gewährleisten

✔ Mitarbeitende über Datenschutz und ihre Rechte aufklären

🔎 Fragen? Wenden Sie sich an den Datenschutzbeauftragten oder die BEM-Verantwortlichen. 🚀

Aktualisiert am: 23/02/2025