Mindestanforderungen an eine E-Mail-Signatur nach Unternehmensform
Mindestanforderungen an eine E-Mail-Signatur nach Unternehmensform
Warum ist eine korrekte E-Mail-Signatur wichtig?
Die E-Mail-Signatur ist nicht nur eine Visitenkarte im geschäftlichen Schriftverkehr, sondern unterliegt auch gesetzlichen Vorgaben. Fehlen Pflichtangaben, drohen Abmahnungen, Bußgelder von bis zu 5.000 Euro oder Sanktionen durch das Registergericht.
Welche Pflichtangaben müssen enthalten sein?
🔹 Einzelunternehmer (ohne Handelsregistereintrag)
• Vor- und Nachname
• Ladungsfähige Anschrift (keine Postfachadresse)
🔹 GbR (ohne Handelsregistereintrag)
• Name der Gesellschaft
• Vor- und Nachname aller Gesellschafter
• Ladungsfähige Anschrift
🔹 Einzelkaufmann (e.K.) mit Handelsregistereintrag
• Firmenbezeichnung mit Rechtsformzusatz („e.K.“, „e.Kfm.“, „e.Kfr.“)
• Ort der Handelsniederlassung
• Handelsregisternummer & zuständiges Registergericht
🔹 oHG & KG
• Firmenname mit Rechtsformzusatz („oHG“ oder „KG“)
• Ort der Handelsniederlassung
• Handelsregisternummer & zuständiges Registergericht
🔹 GmbH
• Firmenbezeichnung mit Rechtsformzusatz („GmbH“)
• Ort der Handelsniederlassung
• Handelsregisternummer & zuständiges Registergericht
• Vor- und Nachname der Geschäftsführer
🔹 GmbH mit Aufsichtsrat
• Alle Angaben wie bei der GmbH
• Zusätzlich: Vor- und Nachname des Aufsichtsratsvorsitzenden
🔹 Partnerschaftsgesellschaft (PartG)
• Name der Gesellschaft
• Sitz der Partnerschaftsgesellschaft (vollständige Adresse)
• Partnerschaftsregisternummer
Freiwillige, aber empfohlene Angaben:
✅ Kontaktinformationen (Telefon, Fax, Website)
✅ Unternehmenslogo
✅ Abteilung & Position
Wichtige Hinweise zur Gestaltung
📌 Gut lesbar: Die Signatur muss klar erkennbar sein (Schriftgröße, Farbe & Kontrast beachten).
📌 Kein Dateianhang: Angaben müssen direkt im E-Mail-Text stehen.
📌 Gilt für alle externen E-Mails – nicht nur für Rechnungen oder Geschäftsbriefe.
💡 Tipp: Überprüfen Sie regelmäßig die Richtigkeit der Signatur, insbesondere bei Änderungen im Handelsregister! 🚀
Warum ist eine korrekte E-Mail-Signatur wichtig?
Die E-Mail-Signatur ist nicht nur eine Visitenkarte im geschäftlichen Schriftverkehr, sondern unterliegt auch gesetzlichen Vorgaben. Fehlen Pflichtangaben, drohen Abmahnungen, Bußgelder von bis zu 5.000 Euro oder Sanktionen durch das Registergericht.
Welche Pflichtangaben müssen enthalten sein?
🔹 Einzelunternehmer (ohne Handelsregistereintrag)
• Vor- und Nachname
• Ladungsfähige Anschrift (keine Postfachadresse)
🔹 GbR (ohne Handelsregistereintrag)
• Name der Gesellschaft
• Vor- und Nachname aller Gesellschafter
• Ladungsfähige Anschrift
🔹 Einzelkaufmann (e.K.) mit Handelsregistereintrag
• Firmenbezeichnung mit Rechtsformzusatz („e.K.“, „e.Kfm.“, „e.Kfr.“)
• Ort der Handelsniederlassung
• Handelsregisternummer & zuständiges Registergericht
🔹 oHG & KG
• Firmenname mit Rechtsformzusatz („oHG“ oder „KG“)
• Ort der Handelsniederlassung
• Handelsregisternummer & zuständiges Registergericht
🔹 GmbH
• Firmenbezeichnung mit Rechtsformzusatz („GmbH“)
• Ort der Handelsniederlassung
• Handelsregisternummer & zuständiges Registergericht
• Vor- und Nachname der Geschäftsführer
🔹 GmbH mit Aufsichtsrat
• Alle Angaben wie bei der GmbH
• Zusätzlich: Vor- und Nachname des Aufsichtsratsvorsitzenden
🔹 Partnerschaftsgesellschaft (PartG)
• Name der Gesellschaft
• Sitz der Partnerschaftsgesellschaft (vollständige Adresse)
• Partnerschaftsregisternummer
Freiwillige, aber empfohlene Angaben:
✅ Kontaktinformationen (Telefon, Fax, Website)
✅ Unternehmenslogo
✅ Abteilung & Position
Wichtige Hinweise zur Gestaltung
📌 Gut lesbar: Die Signatur muss klar erkennbar sein (Schriftgröße, Farbe & Kontrast beachten).
📌 Kein Dateianhang: Angaben müssen direkt im E-Mail-Text stehen.
📌 Gilt für alle externen E-Mails – nicht nur für Rechnungen oder Geschäftsbriefe.
💡 Tipp: Überprüfen Sie regelmäßig die Richtigkeit der Signatur, insbesondere bei Änderungen im Handelsregister! 🚀
Aktualisiert am: 21/02/2025
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